FAQ

[EFRE FAQ]
Ist neben dem CUP auf den Unterlagen auch der Titel des operationellen Programms und der Titel bzw. das Akronym des Projektes verpflichtend anzuführen?
Der einheitliche Projektkodex (CUP - Codice unico di progetto) muss, sofern anwendbar, auf den Abrechnungsunterlagen (insbesondere auf den Rechnungen) angeführt werden.
Eine Ergänzung mit Programm und Projekttitel bzw. Akronym stellt kein Element der Zuschussfähigkeit einer Ausgabe dar, ist aber auf jeden Fall sinnvoll.
Kann z.B. die Rechnung in keiner Weise direkt dem Projekt zugeordnet werden, ist die Ausgabe nicht förderfähig.
[EFRE FAQ]
EFRE-Geldmittel und Beiträge - gibt es ein Kumulierungsverbot zur Vermeidung der Doppelfinanzierung?

Bezüglich der im Rahmen des IWB EFRE-Programms (2014-2020) gewährten Beiträge gelten Finanzierungen durch Beitragsmittel für öffentliche Arbeiten im Interesse der Gebietskörperschaften (Gemeinden/Bezirksgemeinschaften) im Sinne des Landesgesetzes vom 11. Juni 1975, Nr. 27 nicht als Beitrag, wenn sie zur Deckung von maximal 15% des Eigenmittelanteils für das eingereichte EFRE-Projektvorhaben ausmachen.
Die Verwendung der Beitragsmittel zur Deckung des Eigenmittelanteils über 15% hinaus würde eine Doppelfinanzierung bedeuten.

Bei Projekten, die sowohl EFRE-Vorhaben als auch andere Vorhaben beinhalten (wie z.B. in der Achse 3 - energetische Gebäudesanierung mit gleichzeitiger Umstrukturierung), muss in der Buchhaltung auf eine strenge Trennung der Kapitel geachtet werden, damit klar belegbar ist, wo die Beitragsmittel hingeflossen sind und dass keine Doppelfinanzierung vorliegt.

[EFRE FAQ]
Frage zur Archivierung: In der Fördervereinbarung eines Projektes steht üblicherweise, dass der federführende Begünstigte verpflichtet ist, bis 5 Jahre nach Einreichung der Endabrechnung sämtliche das Projekt und seine Finanzierung betreffenden Unterlagen und Belege entweder im Original oder als beglaubigte Kopie sicher und geordnet aufzubewahren. Davon betroffen sind sowohl digitale Akten als auch jene in Papierform.
Heißt Aufbewahrung "im Original", dass ein Dokument entweder digital oder im Papierformat aufbewahrt werden kann? Und somit digitale Dokumente nicht noch einmal ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden müssen?

Ja, die dargelegte Auslegung wird bestätigt.
[EFRE FAQ]
Welche Regeln müssen bei der der Abschreibung eingehalten werden?
Die Abschreibung wie in den Förderfähigkeitsregeln angeführt, entspricht nicht der Abschreibung gemäß den steuerlichen Rechtsgrundlagen. Anwendung finden daher die zivilrechtliche Regelung der Abschreibung und die Rechnungslegungsgrundsätze (Art. 2426 Zivilgesetzbuch, OIC-Rechnungslegungsgrundsatz Nr. 16 Sachanlagen, OIC-Rechnungsgrundlegungsgrundsatz Nr. 24 Immaterielle Vermögensgegenstände). Der gesamte Abschreibungsanteil wird demnach auch im ersten Jahr berechnet und es wird der Grundsatz des Pro rata temporis angewandt, und zwar ab dem Tag des Ankaufs (Rechnungsdatum) bis Projektende (Tag).
[EFRE FAQ]

Aufruf der Achse 3 (Vorhaben zur energetischen Sanierung): Wenn es sich um Bauarbeiten handelt, ab wann kann die Ausschreibung durchgeführt werden und ab wann können die Bauarbeiten beginnen?

Der Baubeginn darf in diesen Fällen nicht vor dem Datum des Projektbeginns liegen.

Die Ausschreibung der Arbeiten kann als notwendige vorbereitende Tätigkeit angesehen werden und kann demnach auch vor Projektbeginn stattgefunden haben.

Es wird daran erinnert, dass der Projektbeginn frühestens mit Datum der Einreichung des Gesuchs festgelegt werden kann.

[EFRE FAQ]
Wie erfolgt der Zahlungsnachweis?

Dieser Kontrollpunkt wird insbesondere vom Art. 125 Abs. 4 Komma a) Buchstabe i) der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 ausgedrückt, welche lautet: „i) ob — im Falle von Kosten, die gemäß Artikel 67 Absatz 1 Buchstabe a zu erstatten sind — der Betrag der von den Begünstigten im Zusammenhang mit diesen Kosten geltend gemachten Ausgaben gezahlt wurde;“
In Folge wird eine Reihe von Dokumenten angeführt, welche als Nachweis der Zahlung akzeptiert werden:
- Quittierte Zahlungsmandate (mit Quittung oder Stempel des Schatzmeisters);
- Druck (pdf) der Banküberweisung im Status „ausgeführt“;
- Mandate „unmittelbar durchführbar“;
- Bankkontoauszug, in welchem nur die jeweiligen Zahlungen der Projekte, welche Gegenstand der Abrechnung sind, hervorgehoben werden;
- vom EDV-System des Schatzmeisters angenommene elektronische Quittungen;
- Auszug der Kreditkarte des Begünstigten, falls diese als Zahlungsmittel verwendet wurde (Achtung: In diesem Fall ist es nicht möglich, den Bezug zum Projekt/den CUP im Objekt der Zahlung anzugeben).
Für den Nachweis der Zahlung der Steuern, Abgaben und/oder der Sozialrückbehalte ist es notwendig, die Quittung des Modells F24 vorzuweisen. Dies jedoch nur, sofern diese einen definitiven Kostenpunkt für den Begünstigten darstellen und nicht rückgefordert werden können.

Barzahlungen oder Zahlungen, welche nicht dem Begünstigten zugeschrieben werden können, sind nicht förderfähig.

In Bezug auf Reisekosten ist der Nachweis der Zahlung die dokumentierte Rückerstattung an den Angestellten; diese erfolgt entweder über den Lohnstreifen oder direkt über das Kontokorrent des Angestellten. Die in der Rückerstattung angeführten Ausgaben werden von Zahlungsbelegen bestätigt (detaillierte Kassenbelege, Tickets, Rechnungen…), welche der Mitarbeiter vorgelegt hatte und formell vom Verantwortlichen akzeptiert wurden.

[EFRE FAQ]
Können Kassenbons abgerechnet werden und sind Barzahlungen möglich?
Kassenbons (scontrini) und Barzahlungen sind nur bei Ausgaben für Reisekosten abrechenbar und unter Berücksichtigung der Vorgaben des Punktes 3.1.3 der Förderfähigkeitsregeln, insbesondere da diese den einzelnen Angestellten rückerstattet werden.
Für alle anderen Ausgaben muss immer eine Rechnung vorgelegt werden und Barzahlungen und andere Zahlungsformen, welche nicht direkt dem Begünstigten zuzuschreiben sind, können nicht akzeptiert werden – wie z.B. beim Kauf von kleinteiligem Ausrüstungsgut.
[EFRE FAQ]
Im Rahmen eines Projektes ist die Einrichtung eines beratenden Ausschusses (Advisory Board) vorgesehen, dessen Mitglieder auch externen Firmen angehören und/oder Freiberufler sind. Ist die Rückerstattung von Reise- und Unterbringungskosten dieser Personen förderfähig, falls sie an Treffen des Advisory Board teilnehmen sollten?
Man muss bedenken, dass diese Spesen unter die Kostenkategorie „externe Dienstleistungen“ fallen. Die externen Dienstleister üben bestimmte Tätigkeiten aus, welche für die Erreichung der Projektziele notwendig sind und welche der Begünstigte nicht in der Lage ist selbst auszuführen.
Die mit den externen Dienstleistungen zusammenhängenden Ausgaben müssen sich auf eine Rechtsgrundlage stützen (z.B. eine Beauftragung oder ein schriftlicher Vertrag) und müssen dem Marktpreis entsprechen.
Da die Reisekosten mit einer Dienstleistung zusammenhängen, müssen sie auch in der Rechnung dementsprechend gekennzeichnet sein, auch unter Einhaltung des Beschlusses 49/E/13 der Agentur für Einnahmen – Generaldirektion.
[EFRE FAQ]
Sind Reisekosten außerhalb der EU förderfähig?
Die aus den ESI-Fonds unterstützten Vorhaben (Projekte) werden grundsätzlich im jeweiligen Programmgebiet durchgeführt.
Gemäß Art. 70 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 igF. können Vorhaben unter gewissen Voraussetzungen auch außerhalb des Programmgebietes, aber innerhalb der Union durchgeführt werden.

Bei der Umsetzung von Projekten im Rahmen der Technischen Hilfe (Achse 5) und von Projekten der Achse 1 „Forschung und Innovation“ können, gemäß Art. 70, Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 1303/2013 igF., projektrelevante Kosten (z.B. Reisekosten) auch außerhalb der EU anfallen. Dazu müssen diese entweder im genehmigten Projektantrag stehen oder, in Ausnahmefällen, ausdrücklich von der Verwaltungsbehörde genehmigt werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Ausgaben für die effektive Durchführung des Vorhabens notwendig sind und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (Kosten-Nutzen-Verhältnis) entsprechen.

Für die Genehmigung durch die Verwaltungsbehörde (VB) stellt der Begünstigte (Lead Partner) des Projekts einen Änderungsantrag über das coheMON-System an die Verwaltungsbehörde.

NB: Grundsätzlich gilt bei wesentlichen Projektänderungen, dass diese von der Verwaltungsbehörde zu genehmigen sind. Die Verpflichtung der Genehmigung durch die VB bedeutet jedoch nicht, dass die betreffenden „geänderten“ Ausgaben erst nach der formalen Genehmigung des Änderungsantrages getätigt werden dürfen. Auf eigenes Risiko können die geänderten Ausgaben auch vor der formalen Genehmigung getätigt werden. Eine Anerkennung der betroffenen Ausgaben kann jedoch erst nach der formalen Genehmigung durch die VB erfolgen. Falls aufgrund der inhaltlichen Natur oder der betragsmäßigen Bedeutung der beantragten Änderungen Zweifel bestehen, ob diese von der VB genehmigt werden, empfiehlt es sich, mit der Umsetzung der geänderten Tätigkeiten auf die formale Genehmigung der Verwaltungsbehörde zu warten.

[EFRE FAQ]

Welche Projektänderungen sind förmlich zu beantragen und von der Verwaltungsbehörde zu genehmigen?

Laut Art. 3 Abs. 4 der EFRE-Fördervereinbarung besteht die Möglichkeit, Mittelverschiebungen zwischen Kostenkategorien bis maximal 20% oder bis zu einem Betrag von 15.000 € vorzunehmen. Für solche Mittelverschiebungen ist keine förmliche Genehmigung durch die VB notwendig. Damit der Abrechnungsprozess effizient ablaufen kann, muss die entsprechende Berichterstattung über coheMON erfolgen, indem die Verschiebungen im System eingegeben werden. Die entsprechenden Ausgaben können anschließend sofort abgerechnet und anerkannt werden. Überschreitungen von mehr als 20% und zugleich über 15.000 € sind ebenfalls über coheMON zu beantragen, müssen hingegen ausdrücklich von der VB genehmigt werden. NB: Die Verpflichtung der Genehmigung durch die VB bedeutet nicht, dass die betreffenden „geänderten“ Ausgaben erst nach der förmlichen Genehmigung des Änderungsantrages getätigt werden dürfen. Auf eigenes Risiko können die geänderten Ausgaben auch vor der förmlichen Genehmigung getätigt werden. Eine Anerkennung der betroffenen Ausgaben kann jedoch erst nach der förmlichen Genehmigung durch die VB erfolgen. Falls der Begünstigte aufgrund der inhaltlichen oder betragsmäßigen Bedeutung der beantragten Änderungen Zweifel hat, ob diese von der VB genehmigt werden, empfiehlt es sich mit der Umsetzung der geänderten Tätigkeiten auf die förmliche Genehmigung zu warten. Grundsätzlich bleibt durch derartige Mittelverschiebungen die Verpflichtung zur Umsetzung der im Projektantrag enthaltenen Projektinhalte unberührt. Die oben beschriebene Vorgehensweise bezüglich Mittelverschiebungen findet analog auch bei wesentlichen Änderungen der Projektinhalte, mit oder ohne damit einhergehende Kostenverschiebungen, Anwendung. Solche „wesentlichen“ Änderungen (ausgenommen sind reine Umsetzungsdetails ohne Auswirkung auf Zielsetzungen oder Ergebnisse) sind ebenfalls über coheMON zu beantragen, können auf eigenes Risiko durchgeführt werden, die betroffenen Ausgaben jedoch erst nach der förmlichen Genehmigung durch die VB von den Kontrollinstanzen (FLC) anerkannt werden. Mittelverschiebungen lediglich zwischen WPs, ohne damit einhergehende Verschiebungen zwischen Kostenkategorien und/oder Änderung wesentlicher Inhalte, müssen im coheMON System nicht erfasst werden. Der Abrechnungsprozess wird dadurch nicht behindert. Diese Handhabe von Projektänderungen soll im Sinne der partnerschaftlichen Zusammenarbeit zwischen Verwaltungsbehörde und Begünstigten, einerseits die termingerechte Projektumsetzung unterstützen und verhindern, dass es im Falle von unwesentlichen Änderungen durch das Beantragen/Warten auf eine förmliche Genehmigung zu Verzögerungen kommt, ohne dadurch andererseits der Verwaltungsbehörde bei wesentlichen Projektänderungen, die Möglichkeit des Einspruchs zu nehmen.